Algemeen

Het bestuur van de FOTOCLUB KOEDIJK hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de Persoonsgegevens, die door de FOTOCLUB KOEDIJK worden verzameld en verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd.
FOTOCLUB KOEDIJK is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van Persoonsgegevens van Betrokkenen.
Dit Privacyreglement is van toepassing op alle Verwerkingen van Persoonsgegevens binnen de FOTOCLUB KOEDIJK.
Voor vragen over dit Reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop de FOTOCLUB KOEDIJK met uw gegevens omgaat kunt u contact met ons opnemen. U vindt de contactgegevens op onze website.

Fotobond

De FOTOCLUB KOEDIJK is aangesloten bij de Fotobond en deelt uit hoofde van een statutaire plicht Persoonsgegevens met de AFDELING 08 NOORD-HOLLAND-NOORD en de Fotobond via de Fotobondwebsite. Het privacyreglement van de Fotobond is hierop van toepassing.

Doel van het privacyreglement

Dit privacyreglement is een verdieping van het privacybeleid, dat is vastgesteld door het bestuur van FOTOCLUB KOEDIJK en beschrijft hoe FOTOCLUB KOEDIJK omgaat met de privacy van Betrokkenen.
Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van de FOTOCLUB KOEDIJK.
Dit privacyreglement beschrijft de Verwerking van Persoonsgegevens door de FOTOCLUB KOEDIJK, de doeleinden van de gegevensverwerking door de FOTOCLUB KOEDIJK en hoe u uw rechten ten aanzien van uw Persoonsgegevens kunt uitoefenen.
Als u de website van FOTOCLUB KOEDIJK bezoekt of lid bent van de FOTOCLUB KOEDIJK, kan de vereniging gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de site, gegevens over leden enz. In het kader van deze Verwerkingen waarborgt en respecteert de FOTOCLUB KOEDIJK uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacybeleid zoals deze door de FOTOCLUB KOEDIJK zijn opgesteld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, uw Persoonsgegevens door de vereniging beschermd worden en u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw Persoonsgegevens.

Begrippen

In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven. – De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG); – Het privacyreglement: dit reglement; – Verantwoordelijke: De FOTOCLUB KOEDIJK; – Beheerder: de secretaris van de FOTOCLUB KOEDIJK; – Webmaster: de webmaster van de FOTOCLUB KOEDIJK, die de website beheert. – Verwerker: De vereniging, die Persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeengekomen taak ten behoeve van de Verantwoordelijke, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Hiermee worden de AFDELING 08 NOORD-HOLLAND-NOORD en de Fotobond bedoeld, die gebruik maken van de Persoonsgegevens, die door FOTOCLUB KOEDIJK zijn gedeeld via de Fotobond-ledenadministratie; – Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft; – Gebruiker: De functionaris die bevoegd is Persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de Verwerking kennis te nemen; hiermee worden de clubsecretaris van FOTOCLUB KOEDIJK, de afdelingssecretaris van AFDELING 08 NOORD-HOLLAND-NOORD, de ledenadministratie van de Fotobond en de Fotobond-secretaris bedoeld; – Derden: personen en instanties buiten de FOTOCLUB KOEDIJK; – Persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; – Verwerking van Persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking tot Persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest Verwerkt dus Persoonsgegevens (Artikel 4 AVG); – Bestand: elk gestructureerd geheel van Persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen; – Leden: Hiermee worden de leden van de FOTOCLUB KOEDIJK bedoeld; – Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot – of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot – de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens. – Fotobond-ledenadministratie: De toepassing op de Fotobond-website en afdelingswebsites, waarmee de Persoonsgegevens van de Leden worden Verwerkt.

Doeleinden

De FOTOCLUB KOEDIJK verzamelt of gebruikt uw Persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit Privacyreglement. (Artikel 5 AVG)
Dit zijn: – Activiteiten die, gelet op de doelstelling van de FOTOCLUB KOEDIJK, gebruikelijk zijn, zoals inschrijving voor cursussen en wedstrijden; – Betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen de FOTOCLUB KOEDIJK. – Betrokkenen toegang geven tot bepaalde afgeschermde informatie op de website van FOTOCLUB KOEDIJK.

– Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, alsmede andere activiteiten van intern beheer; – Het verzenden van informatie aan Betrokkenen over activiteiten en diensten van de FOTOCLUB KOEDIJK en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door de FOTOCLUB KOEDIJK, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten; – Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding. – Het beschikbaar stellen aan de Leden van een ledenlijst en lijsten van functionarissen, zoals commissies enz. – Het publiceren van een persoonlijk profiel op de website van FOTOCLUB KOEDIJK

Rechtmatige grondslag

De FOTOCLUB KOEDIJK verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG) – Om een verplichting na te komen die in de wet staat; – Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de Betrokkene onderdeel was; – Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de Betrokkene te bestrijden; – Voor de goede vervulling van de taak, die FOTOCLUB KOEDIJK vervult; – Wanneer de Betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke Verwerking. Dat laatste is doorgaans het geval, maar als bijvoorbeeld iemand tijdens een evenement medische hulp nodig heeft kan het nodig zijn Persoonsgegevens te verstrekken.

Wijze van verwerking

De Verwerking van Persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de Wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt.
Persoonsgegevens van Leden worden uitsluitend verkregen van de Betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste Verwerking van diens Persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die Verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels.
Het nieuwe Lid verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de Verwerking van Persoonsgegevens.
Persoonsgegevens worden slechts Verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet langer bewaard dan nodig is voor die activiteit.

Persoonsgegevens

De FOTOCLUB KOEDIJK Verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen: – Leden van de FOTOCLUB KOEDIJK; – Personen die de FOTOCLUB KOEDIJK om informatie of documentatie hebben verzocht; – Personen met wie de FOTOCLUB KOEDIJK een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.

Leden worden bij de Fotobond geregistreerd via de Fotobond-website door de Beheerder en/of de ledenadministratie van de Fotobond, hierna te noemen Gebruiker. Hiervoor geldt het Fotobond privacyreglement.

De Beheerder of Gebruiker voert de volgende verplichte gegevens in op de website van de Fotobond: – Voornaam – Achternaam – E-mailadres – Adres – Postcode – Woonplaats – Telefoonnummer – Geboortejaar – Club

Na registratie wordt door het ledenadministratiesysteem van de Fotobond-website automatisch een lidnummer toegewezen, evenals de bijbehorende afdeling en datum van registratie.
Na registratie kan De Beheerder de gegevens van de leden op de Fotobond-website aanpassen: – Ingang lidmaatschap – Einde lidmaatschap – Bijzonderheden over het lidmaatschap / rol binnen de organisatie – Actief

Door de Gebruiker kunnen aan deze gegevens nog worden toegevoegd: – Contributieplichtig – Bondsonderscheidingen – Jurylid – Rankingpunten – Prestatieonderscheidingen – Wedstrijdfoto’s / filmpjes – Winnende foto’s / filmpjes

Na registratie krijgt het Lid een bevestiging via e-mail en kan daarna inloggen op de Fotobondwebsite. Op de Fotobondwebsite kan hij – voor zover de website daarop is ingesteld – in zijn profiel al deze gegevens toevoegen, verwijderen of wijzigen, behalve lidnummer, club en afdeling. Zie hiervoor het Fotobond privacyreglement.
Indien de werkzaamheden van de Betrokkene ten behoeve van de FOTOCLUB KOEDIJK zijn beëindigd of de transactie met de FOTOCLUB KOEDIJK is afgehandeld worden gegevens niet langer dan twee jaar bewaard, tenzij de Persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht. De Persoonsgegevens van het Lid worden binnen 6 maanden uit de Fotobondledenadministratie verwijderd wanneer het lidmaatschap van de FOTOCLUB KOEDIJK is beëindigd.
Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.

Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens

De FOTOCLUB KOEDIJK verstrekt geen Persoonsgegevens aan Derden met uitzondering van de AFDELING 08 NOORD-HOLLAND-NOORD en de Fotobond. Periodiek worden lidnummer, naam, club, en afdeling door de Fotobond gedeeld met een derde partij voor het vervaardigen van lidmaatschapskaarten.
Afhankelijk van de toegekende permissies hebben de Leden mogelijk toegang tot Persoonsgegevens van Leden, die een functie vervullen binnen de vereniging.
De Gebruikers die toegang hebben tot (een deel van) de Persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de Persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen.
Persoonsgegevens van Betrokkenen worden uitsluitend verstrekt aan Leden van de Fotobond, in het kader van verenigingsactiviteiten en voor zover deze in overeenstemming zijn met de eerder genoemde doeleinden.

Beveiliging

De FOTOCLUB KOEDIJK draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de Persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van FOTOCLUB KOEDIJK en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking.
De Fotobond draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de Persoonsgegevens, die zijn opgeslagen in de Fotobondledenadministratie, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking.
Inloggegevens voor de website van de Fotobond worden via een versleutelde verbinding verzonden over het internet. FOTOCLUB KOEDIJK heeft een website waar leden niet kunnen inloggen.

Rechten van betrokkenen

De Betrokkene heeft de volgende rechten: – Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de FOTOCLUB KOEDIJK te vragen of zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt. – Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt. – Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de Persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de FOTOCLUB KOEDIJK om dit te corrigeren. Leden hebben toegang tot de eigen Persoonsgegevens na inloggen op de Fotobond-website, waar zij gegevens kunnen wijzigen en verwijderen. – Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de FOTOCLUB KOEDIJK te vragen om hun Persoonsgegevens niet meer te gebruiken. – Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de Betrokkene toestemming heeft gegeven om Persoonsgegevens te verwerken, heeft de Betrokkene het recht om de Persoonsgegevens te (laten) verwijderen. – Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de Verwerking van zijn/haar Persoonsgegevens. De FOTOCLUB KOEDIJK zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de Verwerking.

Website van FOTOCLUB KOEDIJK

De website bevat fotomateriaal en teksten over evenementen, die FOTOCLUB KOEDIJK heeft georganiseerd. Dit kan bestaan uit een persoonlijke profiel-/portfoliopagina, ingestuurde foto’s voor de clubavonden, uitslagen van wedstrijden, enz. De FOTOCLUB KOEDIJK maakt deze gegevens niet openbaar zonder toestemming van de Betrokkene en daarmee wordt deze informatie zonder toestemming niet gedeeld.

Links naar websites van derden

Op de website van FOTOCLUB KOEDIJK zijn links naar websites van derden te vinden, zoals andere fotoclubs en bedrijven. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende Derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende Derde van toepassing. De gebruiker van de website dient het privacyreglement van deze Derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met zijn Persoonsgegevens. De FOTOCLUB KOEDIJK is niet aansprakelijk voor de informatie die door Derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.

Datalek

Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van Derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.
Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG).
De Webmaster zorgt voor een goed toegangsbeheer. Bewaarde bestanden bij de secretaris en andere functionarissen van FOTOCLUB KOEDIJK worden afdoende beveiligd.

Slotbepalingen

In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van de FOTOCLUB KOEDIJK.
Wijzigingen in doel van de Verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de Persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit Privacyreglement.
Wijzigingen en aanvullingen van het Privacyreglement worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.

Dit Privacyreglement is op 24 mei aan alle leden van Fotoclub Koedijk toegestuurd ter inzage. Op de clubavond van 17 september 2018 is deze nogmaals besproken en met de dan aanwezige leden goedgekeurd.

Het bestuur van Fotoclub Koedijk